3.1. Dostępne taryfy

Użytkownik wybiera jedną z następujących taryf:

Wszystkie ceny są cenami netto. Do podanych kwot zostanie doliczony podatek VAT w wysokości obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

3.2. Limit aktywnych klientów

1. Limit aktywnych klientów dotyczy łącznej liczby klientów Użytkownika zarejestrowanych w Systemie CRM i nieprzeniesionych do archiwum, niezależnie od tego, czy Użytkownik korzysta z subskrypcji miesięcznej czy rocznej.
2. Klienci przeniesieni do archiwum nie wliczają się do limitu aktywnych klientów.
3. W przypadku przekroczenia limitu aktywnych klientów Usługodawca powiadomi Użytkownika i wezwie do przeniesienia klientów do archiwum lub zmiany taryfy na wyższy plan. Do czasu rozwiązania przekroczenia możliwość dodawania nowych klientów może zostać zablokowana.

3.3. Płatności i fakturowanie

1. Opłaty za subskrypcję płatną są pobierane z góry:
   • przy subskrypcji miesięcznej – za każdy miesiąc kalendarzowy,
   • przy subskrypcji rocznej – jednorazowo za cały rok z góry.
2. Usługodawca wystawia fakturę VAT i przesyła ją na adres e-mail Użytkownika.
3. Brak płatności w terminie skutkuje zawieszeniem dostępu do Konta. Dostęp zostaje przywrócony po zaksięgowaniu płatności.

3.4. Zmiana taryfy i rezygnacja

1. Użytkownik może w każdym czasie przejść na wyższą taryfę – zmiana wchodzi w życie niezwłocznie.
2. Przejście na niższą taryfę jest możliwe od początku następnego okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że liczba aktywnych klientów Użytkownika nie przekracza limitu nowej taryfy.
3. W przypadku rezygnacji z subskrypcji płatnej (wypowiedzenie umowy zgodnie z §9):
   • przy subskrypcji miesięcznej – opłata za bieżący miesiąc nie podlega zwrotowi,
   • przy subskrypcji rocznej – opłata za bieżący rok nie podlega zwrotowi, chyba że rezygnacja następuje z winy Usługodawcy.

3.5. Zmiany cennika

1. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany cennika taryf.
2. O zmianie cen Usługodawca powiadomi Użytkownika drogą elektroniczną z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie.
3. Użytkownik, który nie akceptuje nowego cennika, może wypowiedzieć umowę zgodnie z §9 przed datą wejścia zmian w życie, a opłacona z góry subskrypcja zostanie proporcjonalnie rozliczona.

7.1. Dane Użytkownika – przetwarzanie przez Usługodawcę

1. Administratorem danych osobowych Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy) jest Usługodawca.
2. Dane Użytkownika przetwarzane są przez Usługodawcę w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

3. Usługodawca wysyła Użytkownikowi wiadomości e-mail oraz powiadomienia w Systemie CRM dotyczące:
   1. zmian w ofercie i cenniku (nowe taryfy, zmiany planów),
   2. powiadomień generowanych przez System CRM w związku z działalnością Użytkownika (np. powiadomienia o statusie spraw jego klientów, przekroczeniu limitu aktywnych klientów),
   3. istotnych informacji technicznych i serwisowych.
   Wysyłka komunikatów stanowi element świadczonej usługi lub prawnie uzasadniony interes Usługodawcy i nie wymaga odrębnej zgody Użytkownika, pod warunkiem że Użytkownik ma zapewnioną możliwość rezygnacji z komunikatów o charakterze handlowym zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
4. Użytkownik ma prawo w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych w celach handlowych, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem e-mail wskazanym w sekcji KONTAKT. Wniesienie sprzeciwu wobec komunikatów handlowych nie wpływa na wykonanie umowy.
5. Dane Użytkownika przechowywane są przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres wynikający z przepisów prawa (obowiązki podatkowe i rachunkowe – 5 lat od końca roku podatkowego), a w zakresie dochodzenia roszczeń – przez okres przedawnienia wynikający z Kodeksu cywilnego.

7.2. Dane klientów Użytkownika – wyraźne rozgraniczenie ról i zakaz korzystania

WAŻNE: Niniejszy punkt dotyczy wyłącznie danych osobowych klientów Użytkownika (cudzoziemców i innych osób obsługiwanych przez Użytkownika w Systemie CRM) – nie dotyczy danych samego Użytkownika opisanych w §7.1.

1. Użytkownik jest wyłącznym Administratorem danych osobowych swoich klientów w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Użytkownik samodzielnie i w pełni decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych. Usługodawca nie ma żadnego wpływu na te decyzje.
2. Usługodawca przetwarza dane klientów Użytkownika w jego imieniu jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO, wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika i w celu świadczenia usług Systemu CRM, na zasadach § 7.3. Poleceniem Użytkownika jest akceptacja Regulaminu, korzystanie z funkcji Systemu CRM, ustawienia Konta oraz polecenie przesłane z adresu e-mail Konta na adres info@expat.pl.
3. W odniesieniu do danych klientów Użytkownika Usługodawca:
   • nie wykorzystuje ich w celach własnych, w szczególności handlowych, marketingowych, analitycznych ani statystycznych, i nie sprzedaje ich;
   • zapoznaje się z ich treścią wyłącznie na zgłoszenie Użytkownika do wsparcia albo gdy jest to niezbędne do usunięcia awarii, błędu lub naruszenia bezpieczeństwa, i tylko w niezbędnym zakresie; każdy taki przypadek odnotowuje (kto, kiedy, jakich danych dotyczył i z jakiego powodu) i na żądanie Użytkownika udostępnia mu te zapisy;
   • na polecenie Użytkownika, wydane przez kliknięcie „Rozpoznaj” przy pliku, przekazuje ten plik do automatycznego odczytu danych na zasadach § 7.6;
   • wysyła wiadomości do klientów Użytkownika wyłącznie w ramach funkcji uruchomionych przez Użytkownika (np. przekazanie klientowi dostępu do wypełnienia wniosku w MOS, przypomnienia o terminach) i w jego imieniu;
   • przekazuje je dalszym podmiotom przetwarzającym wskazanym w § 7.7 wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów nakładających na nie obowiązki ochrony danych takie jak w niniejszym Regulaminie.
4. Zabezpieczenia danych klientów Użytkownika, w tym stan ich szyfrowania, opisuje § 7.4.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zgodność z RODO przetwarzania danych klientów przez Użytkownika, w tym za podstawy prawne zbierania tych danych, realizację obowiązków informacyjnych oraz realizację praw podmiotów danych.

7.3. Umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO)

Niniejszy punkt stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO:

Usługodawca jako podmiot przetwarzający zobowiązuje się do:

1. przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, co dotyczy też przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na Usługodawcę prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Usługodawca informuje Użytkownika o tym obowiązku, o ile prawo nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny,
2. zachowania poufności przez wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych,
3. podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO, w tym szyfrowania połączenia przeglądarki z Systemem CRM, a od dnia wskazanego w § 7.4 ust. 2 także szyfrowania plików i danych, o których mowa w tym przepisie,
4. nieangażowania kolejnych podmiotów przetwarzających bez uprzedniej pisemnej zgody Użytkownika lub bez poinformowania go o planowanych zmianach z zachowaniem 14-dniowego terminu na sprzeciw,
5. usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu umowy, w terminie 30 dni od dnia rozwiązania umowy, według wyboru Użytkownika,
6. pomocy Użytkownikowi – poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym funkcje Systemu CRM umożliwiające Użytkownikowi samodzielny dostęp do danych, ich eksport, sprostowanie i usunięcie – w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie praw określonych w art. 12–23 RODO, o ile jest to możliwe,
7. pomocy Użytkownikowi w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych, uprzednie konsultacje), z uwzględnieniem charakteru przetwarzania oraz informacji dostępnych Usługodawcy,
8. udostępniania Użytkownikowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiania Użytkownikowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczyniania się do nich,
9. niezwłocznego informowania Użytkownika, jeżeli w ocenie Usługodawcy wydane przez Użytkownika polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych osobowych.

7.4. Bezpieczeństwo techniczne

1. Połączenie przeglądarki z Systemem CRM jest szyfrowane (HTTPS).
2. Szyfrowanie przechowywanych na serwerze plików oraz danych klientów Użytkownika z dokumentów, ankiet i wiadomości (w tym numerów dokumentów, numerów PESEL i adresów) jest w trakcie wdrażania; do jego zakończenia dane te nie są szyfrowane w spoczynku. Usługodawca zakończy wdrożenie niezwłocznie i poinformuje o tym Użytkownika e-mailem; od dnia wskazanego w tej wiadomości pliki i te dane, również w kopiach zapasowych, są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
3. Hasła Użytkowników są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hash); Usługodawca nie ma technicznej możliwości odczytania hasła Użytkownika.
4. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO.

7.5. Naruszenia ochrony danych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych klientów Użytkownika Usługodawca powiadomi Użytkownika bez zbędnej zwłoki, umożliwiając mu realizację obowiązku zgłoszenia naruszenia do Prezesa UODO (art. 33 RODO) oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą (art. 34 RODO).
2. Ocena, czy naruszenie wymaga zgłoszenia, należy do Użytkownika jako Administratora.

7.6. Rozpoznawanie danych z dokumentów

1. Gdy osoba korzystająca z konta Użytkownika kliknie „Rozpoznaj” przy pliku, Usługodawca przesyła ten plik do usługi Vertex AI (model Claude) wskazanej w § 7.7, która odczytuje z niego dane i zwraca proponowane wartości. Wartości trafiają do ankiety dopiero po zatwierdzeniu przez osobę korzystającą z konta Użytkownika. Plik nie jest wykorzystywany do trenowania modeli.
2. Funkcja działa od dnia wskazanego w wiadomości e-mail, którą Usługodawca wysyła Użytkownikowi co najmniej 7 dni wcześniej; od tego dnia jest włączona domyślnie. Administrator konta Użytkownika może ją w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach; wtedy Usługodawca nie przesyła plików do rozpoznania. Przed tym dniem Użytkownik może także wnieść sprzeciw na adres info@expat.pl; wtedy Usługodawca nie włącza funkcji dla Użytkownika. Wyłączenie funkcji albo sprzeciw jest sprzeciwem w rozumieniu § 7.7 i nie wpływa na pozostałe funkcje Systemu CRM.
3. Użytkownik jako administrator informuje swoich klientów o korzystaniu z tej funkcji. Na żądanie Usługodawca przekazuje informacje potrzebne do oceny skutków dla ochrony danych.

7.7. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających. Obecnie są to:
   1. Łatwy Start sp. z o.o., ul. Płocka 5A lok. 6, 01-231 Warszawa, KRS 0000964608: utrzymanie hostingu, poczty i oprogramowania Systemu CRM oraz konta usługi Vertex AI;
   2. Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy: serwery i kopie zapasowe w Unii Europejskiej;
   3. Google (Google Workspace): wysyłka wiadomości Systemu CRM; możliwe przekazanie do USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych;
   4. Google Cloud Poland sp. z o.o., Rondo Daszyńskiego 2C, 00-843 Warszawa: usługa Vertex AI (model Claude), wyłącznie do rozpoznawania danych z dokumentów; przetwarzanie w Unii Europejskiej, dostęp podwykonawców Google spoza EOG na zasadach Cloud Data Processing Addendum (standardowe klauzule umowne lub EU-US Data Privacy Framework).
2. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego, w tym o zmianach zgłoszonych nam przez dostawców, informujemy Użytkownika e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. W tym terminie Użytkownik może wnieść sprzeciw na info@expat.pl. Jeżeli zmiana dotyczy rozpoznawania danych z dokumentów, sprzeciw oznacza wyłączenie tej funkcji dla Użytkownika; w pozostałych przypadkach Użytkownik może rozwiązać umowę zgodnie z § 9.